Aquel que es nombrado secretario de una organización de la Christian Science, ya sea iglesia, sociedad o asociación de alumnos, tiene la responsabilidad definida de mantener registros y archivos adecuados y exactos. Tales documentos no se convierten en su propiedad personal, sino que pertenecen a la organización a que sirve y son para el uso e información de los funcionarios y miembros futuros. Sin la autorización dada por voto de los miembros, ni el secretario ni los demás funcionarios tienen el derecho de sacar de la custodia de la organización o retener para sí mismos o para otros, copias o extractos de los archivos o registros de la organización. Con el tiempo, estos documentos constituyen una importante contribución a la historia de la iglesia.
El secretario de una iglesia es generalmente la persona designada para mantener al día el registro de miembros, inscribir a los nuevos miembros y anotar cualquier cambio en el citado registro para que en todo momento esté correcto. Naturalmente, este registro debiera conservarse intacto, anotándose en él cualquier cambio habido. En algunas organizaciones el secretario también actúa como secretario del consejo directivo; en otras, dos personas distintas llenan estos puestos y el trabajo se reparte entre las dos. La correspondencia está al cargo de los funcionarios debidamente autorizados por el consejo directivo, y el secretario de este consejo mantiene los archivos del mismo. El tesorero se encarga de los fondos, paga las cuentas y a intervalos regulares da cuenta del estado de los fondos que se le han confiado. Generalmente los libros del tesorero son revisados por un contador por lo menos una vez al año.
Cada organización necesita tener un sistema adecuado para cuidar de sus registros, documentos y archivos. Mucho depende de que así se haga. Por ejemplo, en cierta ocasión, a fin de cumplir las disposiciones de un testamento, fué necesario averiguar si una cierta persona era miembro de una iglesia filial. El registro de miembros no estaba completo ni ordenado, de manera que se requirió mucho tiempo y trabajo para resolver el asunto como era debido. De este detalle dependía el fallo de la corte concerniente a un legado.
